事项 |
办理流程 |
说明 |
材料准备 |
至少提前50个工作日联系外方获取符合签证要求的邀请函。 |
1.学院每年12月报送下一年出访计划,一般需按照计划出访。对确需在计划外临时安排的学术交流合作,应在个案报批时说明理由,经同意后办理; 2. 各国签证要求网址:http://www.gdfao.gd.gov.cn/Category_210/Index.aspx; 3. 详情参见附件一:《我校因公临时出国(境)管理办法》。 |
根据出访目的地,在国际处网站下载“因公出国访问材料包”和填写模板,按照要求填写材料。 |
1. 国际处网址:http://internationaloffice.gdufs.edu.cn/ygcf/ygcfxgcl.htm; 2. 出访经费需符合学校规定,详见附件二《我校因公临时出国(境)经费管理办法》和填写模板中的《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》; 3. 如前往港澳台地区,请下载对应地区的模板。 |
对照填写说明及提交清单,发送填写好的电子资料给学院外事秘书卢姗姗或本人自行办理。 |
1. 所需资料详见附件三:《因公出国访问材料填写说明及材料整理清单》; 2. 如自行办理,请提前告知并抄送外事秘书。 |
校内审核、发文 (至少10个工作日) |
出访人或外事秘书将电子材料发送出访科工作邮箱:gdufscf@126.com。 |
出访科将通过邮件告知办理进度,请出访人留意邮箱通知,及时了解出访手续办理步骤。 |
出访科审核后,1个工作日内回复邮件告知是否受理。如受理,出访科将在3个工作日内将修改后的邮件发给外事秘书。 |
打印纸质版材料,找学院领导签字盖章(正副处出访需找分管副校长签字,其他教职工需找负责分管外事唐静副院长和财务“一支笔”肖奎喜副院长签字)。 |
按要求签字盖章后,出访人或外事秘书将提交材料到出访科。出访科在5个工作日内,完成校内审批手续后提交省外办。 |
省外办审批 (至少5个工作日) |
省外办审批时间约5个工作日,在审批高峰期时审批时间将延长。 |
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办理护照(如需) (至少5个工作日) |
初次办理护照或护照已过期(包含距实际出访日期前,护照有效期已不足 6 个月)的出访人需将指纹采集的合适时间告知出访科,由出访科负责预约。 |
1. 出访人带齐身份证原件以及预约单后,自行前往广东省人民政府外事办公室护照签证处(广州市沙面北街75 号 2 楼办证大厅 4、5 号窗口)采集指纹; 2. 因公普通护照审批制作时间约为 4-5 个工作日。 |
办理签证 (按各国签证要求) |
护照制作完毕、签证材料齐全的情况下,省外办证照中心负责向使领馆提交签证申请。 |
1. 签证时间请参见《各国签证要求》; 2. 请在签证签出后预订酒店、机票和保险等,费用参见《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》; 3. 前往免签、落地签国家或需要转机的出访人需额外领取出境材料,自行保管并在出境时提交给中国边检。 |
缴纳签证费用 |
签证制作完成后,出访人或外事秘书将在5个工作日内将签证费用缴纳给出访科并领取相应发票。 |
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取回护照 (出访前三天) |
出访人或外事秘书在出访时间前3个工作日内方可到出访科领回护照,不可提前领取。 |
出访团领取护照时,请将签证费缴纳给外事秘书,并领取发票。 |
归还护照 (出访后3个工作日) |
出访完成后,出访人自行复印护照首页、签证页、出入境章页留底(作为报销材料),在3个工作日内将因公普通护照交给出访科或外事秘书,不得自行保管。 |
外事秘书需在拿到护照内的2个工作日内将护照交给出访科。 |
提交出访报告 (出访后5个工作日内) |
出访后5个工作日内提交出访报告给外事秘书,由国际处和学院在校园网、学院内进行公示。 |
1. 一式三份,团长需自评并签名,分别交至所在单位、财务处以及国际合作与交流处; 2. 交齐因公普通护照及出访报告后,出访人或外事秘书将前往出访科领取相应的报销材料。 |
财务报销 |
出访人按照财务处规定整理和张贴票据后,自行前往财务处进行报销。 |
具体参考附件5:《因公出国(境)报销所需材料及注意事项》。 |